¿Cuánto tiempo necesitan los empleadores para mantener los registros de nómina?
Bajo la ley federal de los Estados Unidos, los empleadores deben mantener los registros de nómina de sus empleados o ex empleados durante un período de tiempo determinado. Sin embargo, la cantidad de tiempo varía según el estatuto al que se refiere, lo que puede hacer que saber cuánto tiempo se mantenga confuso en los registros de los empleados. Al tener en cuenta los límites de tiempo requeridos en cada ley, así como los registros relacionados con la nómina que la ley quiere que retenga y por qué, puede desarrollar más fácilmente un sistema que mantenga los registros de nómina siempre que lo exija la ley..
Mujer en un archivador (Imagen: John Lund / Drew Kelly / Blend Images / Getty Images)Identificación
De acuerdo con el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, los registros de nómina son, en general, cualquier registro que se relaciona con las horas que trabaja un empleado y el salario que se le paga. Según la Ley de normas laborales justas, los registros de nómina incluyen información sobre la hora y el día en que comienza cada semana laboral; el número de horas trabajadas en cada día de trabajo y en cada semana de trabajo; la cantidad total que el empleado ganó trabajando horas extraordinarias; el pago por hora regular por cualquier semana en la que el empleado trabajó horas extras; pago de horas extras totales por cada semana de trabajo; los montos de cualquier adición o deducción a la paga del empleado cada semana; el monto total pagado por cada período de pago; y las fechas cubiertas por cada período de pago, según el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Esta información debe estar marcada con la información personal del empleado, incluido el nombre, la dirección, la ocupación y el sexo. Si el empleado tiene menos de 19 años, incluya también su fecha de nacimiento.
Leyes aplicables
A partir de 2010, solo dos estatutos federales requieren que los empleadores retengan los registros de nómina por un período de tiempo prolongado, de acuerdo con el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos y la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos (EEOC). Estos dos estatutos son la Ley de Normas Justas de Trabajo y la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo. Para la FLSA y la ADEA, la mayoría de los registros de nómina deben conservarse durante tres años, según el Departamento de Trabajo de EE. UU. Y la EEOC. Aunque la FLSA permite a los empleadores descartar algunos registros de nómina suplementarios, incluidas las tablas de salarios, después de dos años, la ADEA exige que los empleadores mantengan estos registros durante tres años..
Formato
La ADEA no requiere que los empleadores mantengan registros de nómina en ningún formato en particular, siempre que los registros estén disponibles cuando la EEOC los solicite, de acuerdo con la EEOC. La FLSA no exige que se utilicen los relojes de tiempo para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, según el Departamento de Trabajo de los EE. UU. La FLSA tampoco exige que los registros se mantengan en un formato particular. Sin embargo, de acuerdo con el Departamento de Trabajo de EE. UU., El microfilm o la cinta perforada no deben usarse a menos que el empleador también tenga el equipo para hacer que estos formatos sean fácilmente legibles.
Función
El propósito de mantener los registros de nómina de los empleados conforme a la Ley de normas laborales justas es proteger los derechos de los empleados a una remuneración justa, de acuerdo con el Departamento de Trabajo de los EE. UU. Los registros también pueden usarse para garantizar que un empleador no está empleando a niños demasiado pequeños para trabajar legalmente y no está empleando a niños que pueden trabajar legalmente por un número ilegal de horas. El mantenimiento de registros conforme a la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo tiene como objetivo garantizar que una empleada que descubra que puede haber sido discriminada debido a su edad puede encontrar la información necesaria para probar o refutar su reclamo, según la EEOC.
Consideraciones
Según la FLSA y la ADEA, los registros de nómina generalmente se guardan durante tres años después de la fecha de despido de un empleado, de acuerdo con la EEOC. ADEA, FLSA y otros estatutos pueden exigir que un empleador guarde diferentes partes del archivo de un empleado por diferentes períodos de tiempo. Por ejemplo, si bien la ley ADEA exige que los registros de nómina se mantengan durante tres años, requiere que la información básica sobre el empleado se mantenga solo un año, según la EEOC. Para asegurarse de que su empresa cumpla con todos sus requisitos de retención de registros, consulte a un abogado calificado en derecho laboral.
