Cómo calcular las horas trabajadas para los empleados

Todos los gobiernos estatales y federales requieren que las empresas mantengan registros precisos sobre la cantidad de horas que los empleados trabajan para los cálculos de cheques de pago. Por lo tanto, es vital que los registros que guarde para su negocio sean correctos. Aunque podría gastar dinero en un costoso sistema de tarjetas de tiempo, no es necesario. Es totalmente posible calcular sus horas con una simple hoja de cálculo en una computadora o en una hoja de papel.

Un primer plano de una calculadora, lápiz, dinero y un reloj en un escritorio. (Imagen: vetkit / iStock / Getty Images)

Paso 1

Averigua qué días constarán de tu semana laboral. Algunas compañías usarán de domingo a sábado durante la semana laboral. También puedes usar un lunes domingo. Mire los niveles de su negocio y determine qué funciona mejor para su empresa..

Paso 2

Decide las reglas de tu sistema de mantenimiento del tiempo. Primero, debe determinar cómo manejará las horas parciales. Por ejemplo, podría decidir que todas las horas se dividirán en cuatro partes, lo que significa que una persona que trabaje 15 minutos después de la hora trabajaría .25 horas. Luego, debe decidir cómo calcular los tiempos exactos de punzonado. Por ejemplo, puede decidir que una persona que registre a las 11:06 se marque a partir de las 11:00, pero que una persona que registre a las 11:07 se marque a las 11:15.

Paso 3

Escriba o ingrese en una hoja de cálculo la hora real en que los empleados registran su entrada y salida para su turno de turno y almuerzo. Asegúrese de que el empleado tome su hora de almuerzo de acuerdo con las pautas de su estado.

Etapa 4

Redondea hacia arriba o hacia abajo todos los tiempos de acuerdo con tu cronometraje. Escriba los tiempos redondeados en la hoja de tiempo del empleado.

Paso 5

Calcule las horas que cada empleado trabajó desde su reloj inicial a la hora del almuerzo. Por ejemplo, si un empleado se registra a las 9:15 am y va a almorzar a las 2 pm, su primer período de trabajo para ese día es de 4.75 horas (9:15 am a 1:15 pm es de 4 horas y de 45 minutos a 2 pm es un adicional de .75 horas).

Paso 6

Repita el Paso 5 para el segundo período del día, calculando las horas desde el momento en que el empleado regresa del almuerzo hasta el momento en que se va para ir a casa. Usando el mismo ejemplo, si un empleado regresa de su hora de almuerzo a las 3 p.m. y sale a las 5:30 p.m., su segundo período de tiempo trabajado es de 2.50 horas (de 3 p.m. a 5 p.m. es de dos horas y luego de 30 minutos a 5:30 es de .50 horas).

Paso 7

Suma los números de los dos períodos juntos. En este ejemplo, el empleado habrá trabajado 7.25 horas (4.75 + 2.50 = 7.25). Sume las horas de todos los días que trabajaron para obtener la suma de las horas que trabajaron durante esa semana.

Cosas que necesitarás

Programa de lápiz y papel u hoja de cálculo
Reloj
Calculadora

Propina

Asegúrese de que todos los empleados firmen sus tarjetas de tiempo para aprobar que son correctos. Una vez que se hayan firmado las tarjetas de tiempo, guárdelas en un archivo de nómina. Los pagará de acuerdo con esta información y deberá guardarlos por razones legales.

Advertencia

Sea consciente de los empleados que usan el sistema para obtener un pago extra. Si un empleado está continuamente entrando o saliendo solo por timidez o más allá del corte para redondear (11:06 u 11:07 por ejemplo) se les pagará por el tiempo que no trabajen. Ese dinero puede sumar.